Telepraca, a praca zdalna? Wzory regulaminów do pobrania

Zgodnie z ustawą z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Praca zdalna i jej uregulowanie prawne.

Praca zdalna, praca poza biurem, praca z domu (ang. Home office) chociaż coraz częściej stosowana nie ma w Polsce uregulowań prawnych. Przepisy w Polsce na temat pracy poza siedzibą firmy dotyczą jedynie Telepracy – która stanowi jedną z możliwych form wykonywania zadań służbowych na odległość. W praktyce często te dwa pojęcia stosuję się zamiennie, ale jest to błędem.

Telepraca jest uregulowana przez Kodeks Pracy, a od 2018r. pracownicy mogą z niej korzystać nawet bez regulaminowego zapisu pracy w takiej formie, praca w formie zdalnej jest traktowana jako dodatkowy benefit dla pracownika, niestety na dzień dzisiejszy bez żadnych regulacji prawnych. Taki stan prawny wymaga od pracodawców sporządzenia wewnętrznego regulaminu dotyczącego pracy poza biurem – jest to rozsądne zarówno pod względem przepisów BHP jak i RODO.
O ile duże korporację mają już wdrożone regulaminy dotyczące pracy z domu to wobec zagrożenia COVID-19 praca zdalna na mocy specustawy sieje wiele wątpliwości wśród działów HR, a także właścicieli małych firm. Tematem nr. 1. na grupach HR w mediach społecznościowych jest kwestia tego jak zastosować zalecenia dotyczące pracy na odległość w praktyce.

Praca zdalna „home office” to nie telepraca.

Telepraca jest szczegółowo określona w kodeksie pracy art. 67 kp. W Polskim prawie istnieje dziś jedynie wąsko zdefiniowana Telepraca, zakładająca regularność jej wykonywania oraz obowiązek przekazywania jej wyników za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. „Regularność” to słowo klucz, praca w tej formie powinna być wykonywana w sposób względnie stały, powtarzalny. Np. 4 dni w miesiącu, co piątek itp. Ważne, aby powtarzała się cyklicznie w sposób stały. Tzw. Home Office to okazjonalna praca poza siedzibą firmy. Druga cecha charakterystyczna dla telepracy to sposób przekazywania wyników pracy za pomocą środków komunikacji elektronicznej np. mailem/ zapis na dysku wspólnym. Kodeks pracy nie zawiera regulacji dotyczącej sposobu korzystania ze środków komunikacji elektronicznej, jednakże za podstawę prawną podaje się przepisy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Wszystkie elementy dotyczące telepracy muszą zostać spełnione łącznie, w innym wypadku nie będzie możliwe zastosowanie przepisów o telepracy. Praca wykonywana poza miejscem pracy „od czasu do czasu” czyli nieregularnie nie jest telepracą i nie podlega przepisom kodeku pracy.

Ciekawostka.

Główny Inspektorat Pracy w piśmie z dnia 7 listopada 2007r, (GPP-401-4560-/07/PE). zaznaczył, że można zatrudnić przedstawiciela handlowego w warunkach telepracy, gdy regularnie będzie świadczył pracę poza zakładem pracy, ale jednocześnie jej wykonywanie będzie uzależnione od wykorzystywania środków komunikacji elektronicznej. Jeżeli przedstawiciel ma za zadanie pozyskanie klientów przez Internet lub telefonicznie to forma telepracy jest dozwolona. Jeżeli jednak pozyskiwanie klientów będzie wymagało spotkań służbowych to taka forma nie może być uznana za pracę z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznych, a więc nie będzie telepracą.

Jak wprowadzić telepracę lub pracę zdalną?

Gdy w 2009 roku wprowadzałam telepracę w polskim oddziale międzynarodowej firmy konieczny był regulamin, uprzednio uzgodniony z przedstawicielami organizacji zawodowych bądź radą pracowniczą. Regulamin musiał zawierać m.in. informację w zakresie przepisów BHP, listę stanowisk, które mogą korzystać z tej formy pracy, organizację pracy w formie telepracy. Następnie każdy z pracowników korzystający z telepracy miał oddzielną umowę, która w sposób szczególny określała sposób wykonywania czynności służbowych w ramach telepracy.

Teraz łatwiej.

Od 6 czerwca 2018 r. wykonywanie pracy w formie telepracy jest dopuszczalne także na wniosek pracownika – złożony w postaci papierowej lub elektronicznej – niezależnie od zawarcia porozumienia określającego warunki stosowania telepracy albo określenia tych warunków w regulaminie. Wniosek co do zasady nie wiąże pracodawcy, ale art. 1421 § 1 pkt 2 i 3 KP nakłada na pracodawcę obowiązek akceptacji wniosku o telepracę o ile rodzaj pracy pracownika pozwala na formę telepracy.

O kim mowa?

• pracownik-małżonek albo pracownik-rodzic dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej,
• pracownik-rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin “Za życiem” (Dz. U. poz. 1860),
• pracownik-rodzic:

1. dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz
2. dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 996 i 1000)

Przepisy § 1 i 2 stosuje się do pracowników, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, również po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia.

Reasumując na wniosek pracownika, pracodawca może wyrazić zgodę na telepracę, nawet jeżeli pracodawca nie posiada regulaminu telepracy.

W trakcie zatrudnienia zmiana formy świadczenia pracy na telepracę może nastąpić na mocy porozumienia stron, z inicjatywy pracodawcy lub pracownika. Pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy w formie telepracy, a w przypadku nie wyrażenia zgody na taką formę na pracodawcy leży obowiązek wykazania powodów takiej decyzji. Zmiana umowy o pracę na świadczenie pracy w formie telepracy dokonywana jest w formie umowy zmieniającej, a więc odmowa zawarcia takiej umowy przez pracownika nie może stanowić przyczyny wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę (w przeciwieństwie do wypowiedzenie warunków pracy i płacy przez pracodawcę, które to powoduje rozwiązanie stosunku pracy, jeżeli pracownik odmawia przyjęcia zaproponowanych przez pracodawcę warunków).

„Pani Ewelino, nie mogę pracować z domu, a to pralka, a to piekarnik, wszystko mnie rozprasza…”

Kodeks Pracy dopuszcza możliwość w terminie 3 miesięcy od podjęcia pracy w formie telepracy wystąpienia każdej ze stron z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania telepracy i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, co powinno się wydarzyć nie później niż 30 dni od złożenia takiego wniosku.
Strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Pracodawca nie ma jednostronnej możliwości zmiany pracy na wykonywanie jej w formie telepracy (jednakże istnieje możliwość przeniesienia pracownika wykonującego pracę w formie telepracy do innej pracy w zakładzie pracy pracodawcy).

Powyższe rozwiązania dotyczą wyłącznie telepracy. Praca zdalna tzw. home office wymaga określenia warunków wykonywania pracy w tej formie bądź w regulaminie lub porozumieniach z pracownikami.

Telepraca-obowiązki pracodawcy

Przepisy regulujące pracę w formie telepracy nakładają na pracodawcę szereg wymogów. Jednym z nich jest obowiązek określenia zasad ochrony danych przekazywanych telepracownikowi, przeprowadzenia instruktażu i szkolenia w tym zakresie. Dodatkowo, stosując przepisy o Telepracy, pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania zajęć służbowych poza zakładem pracy, oraz ubezpieczyć go jak również pokryć koszty związane z jego instalacją i serwisem lub zapewnić odpowiedni ekwiwalent pieniężny, w przypadku gdy pracownik korzysta z własnego sprzętu. Szczegóły reguluję się w umowie z pracownikiem.
Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez telepracownika w miejscu wykonywania pracy. Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę:
1) wykonywania pracy,
2) w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji,
3) w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
– za uprzednią zgodą telepracownika wyrażoną na piśmie, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.
Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy i charakteru pracy. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Pierwszą kontrolę, w celu podłączenia sprzętu lub sprawdzenia miejsca wykonywanej pracy przeprowadza się, na wniosek telepracownika, przed rozpoczęciem przez niego wykonywania pracy. Jest to uprawnienie pracodawcy, a nie obowiązek obligatoryjny, raczej nie stosowany w praktyce.
Telepracownik nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy w formie telepracy.
W przypadku home office kwestia sprzętu, zabezpieczenia danych, kontroli nie jest uregulowana, stosuję się w tym wypadku ogólne przepisy prawa pracy. Kwestie te powinny być szczegółowo omówione w regulaminie lub porozumieniu z pracownikami.

A co z ewidencją czasu pracy?

Telepracownik i pracodawca przekazują informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość, ustalają również indywidualnie sposób ewidencji czasu pracy, jest to także obowiązek dla tych, którzy pracują zdalnie.
Najczęściej, a również najwygodniej jest zastosowanie zadaniowego czasu pracy dla telepracowników i osób korzystających z pracy zdalnej. 

Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują nowe wymogi w zakresie ewidencji czasu pracy i oprócz liczby godzin dziennie przepracowanych przez pracownika, należy podać też konkretny czas rozpoczęcia i zakończenia pracy. 

Oczywiście można ustalić np. mailowe potwierdzenie rozpoczęcia i zakończenia pracy, logowanie się do systemu, korzystanie z programów, ale najwygodniejszą firmą jest zadaniowy czas pracy i rozliczanie efektów pracy.
Jeżeli nie zadaniowy czas pracy to co?

Polecane programy, które ułatwiają życie HR to:

– TomHrm – https://tomhrm.com/system-dla-hr/, intuicyjny, rozsądny cenowo i z możliwością integracji z programami płacowymi. – Ok. 4 zł za pracownika za moduł ewidencji czasu pracy.
– Inewi– https://inewi.pl , genialne rozwiązanie dostępne na telefonach, system generuje aktualną listę obecności, aktualizuje grafiki i umożliwia elektroniczny obieg podań urlopowych, z możliwością integracji z programami płacowymi. Ok. 7 zł za 1 moduł. Firma 2 osobowa – za darmo.
– GrafikOptymalny– https://www.grafikoptymalny.pl/– bez kart i kodów, rejestracja za pomocą loginu i hasła pracownika, możliwość wydruku do formy papierowej (jeśli lubisz), od 15 zł za osobę

Jak ustalić miejsce pracy w umowie o telepracę lub porozumieniu o pracę zdalną?

Najwygodniej umieścić w umowie:

adres domowy pracownika oraz każdorazowe miejsce pobytu z dostępem do sieci teletechnicznej pozwalającej na prawidłowe wykonywanie zadań oraz zgodne z zasadami BHP, o czym pracownik poinformuje pracodawcę.

Wypadek przy pracy-  telepraca, a home office?

Najbardziej newralgiczną strefą jest odpowiedzialność pracodawcy wynikająca z przepisów BHP i to na tym polu zaostrzają się największe różnice pomiędzy telepracą, a pracą z domu. Gdy pracownik wykonuje swoją pracę poza siedzibą firmy, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia mu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. 

O ile na mocy przepisu art. 6717 kp pracodawca zostaje wyłączony z obowiązku dbania o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy, określonego w art. 212 pkt 4, a także z obowiązków związanych z budową i przebudową budynków, w których znajdują się pomieszczenia pracownicze oraz z zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych w przypadku telepracowników, to ten zapis nie reguluje kwestii odpowiedzialności za BHP pracowników na tzw. home office. 

Tym bardziej wydaję się zasadne umieszczenie szczegółowych zapisów regulujących te kwestię także dla pracowników pracujących poza firmą okazjonalnie. 

Zasady takie powinien określać regulamin, a także porozumienie z pracownikiem – podpisane i przeczytane przez pracownika 😉.

Dobrą praktyką jest akceptacja warunków pracy, w której będzie wykonywana praca zdalna przez specjalistę BHP (również praktykowana jest dokumentacja zdjęciowa) lub oświadczenie pracownika.

Regulamin pracy zdalnej

W praktyce organizację określają warunki pracy zdalnej w Regulaminie Pracy Zdalnej, który powinien zostać indywidualnie zatwierdzony z każdym pracownikiem, a strony umowy zgadzając się na wprowadzenie pracy zdalnej powinny również domówić (np. w formie aneksu) szczegółowe jej warunki bezpośrednio dotyczące sytuacji każdego z Użytkowników.
Regulamin powinien zawierać:

• Warunki dopuszczalności Pracy Zdalnej, np. ilość dni w miesiącu, konieczność pracy w biurze podczas spotkań, możliwość wyjazdów służbowych.
• Proces, w jakim udzielana jest zgoda na Pracę Zdalną, np. aneks do umowy, konieczność uzyskania zgody przełożonego, sposób przekazywania efektów pracy.
• Prawa i obowiązki pracodawcy, np. prawo do kontroli pracowników, zwolnienie pracodawcy z obowiązków serwisu sprzętu, zwolnienie pracodawcy z odpowiedzialności z niektórych przepisów BHP.
• Prawa i obowiązki pracownika, np. szkolenia, prawo do równego traktowania, obowiązek ochrony informacji.
• Instrukcje bezpiecznej i higienicznej pracy

Regulamin pracy zdalnej może być taki sam jak regulamin pracy w formie telepracy.