RODO

PROCEDURA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Talentsfera – Ewelina Grajnert

§1. Cel procedury

Celem niniejszej procedury jest:

  1. Zapewnienie zgodności przetwarzania danych osobowych z:

    • Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO),

    • ustawą o ochronie danych osobowych,

    • przepisami szczególnymi (m.in. podatkowymi, dot. projektów dofinansowanych).

  2. Określenie zasad przetwarzania danych osobowych w Talentsfera.

  3. Zapewnienie bezpieczeństwa danych Klientów, uczestników szkoleń, kontrahentów i współpracowników.

§2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Ewelina Grajnert
prowadząca działalność gospodarczą pod marką Talentsfera
(zwany dalej „Administratorem”).

Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych:
📧 e-mail: ewelina.grajnert@talentsfera.com.pl

§3. Zakres przetwarzanych danych

Talentsfera przetwarza dane osobowe w następujących kategoriach:

1. Dane Klientów i uczestników szkoleń:

  • imię i nazwisko

  • adres e-mail

  • numer telefonu

  • stanowisko / firma

  • dane do faktury

  • podpis na liście obecności

  • dane wymagane w projektach dofinansowanych (BUR, KFS, EFS)

2. Dane współpracowników i trenerów:

  • dane identyfikacyjne

  • dane kontaktowe

  • dane do umów i rozliczeń

3. Dane techniczne:

  • adres IP

  • pliki cookies

  • dane statystyczne (np. Google Analytics, formularze)

§4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane przetwarzane są w celu:

  1. Realizacji usług szkoleniowych i doradczych
    → art. 6 ust. 1 lit. b RODO

  2. Wystawiania faktur i realizacji obowiązków księgowych
    → art. 6 ust. 1 lit. c RODO

  3. Obsługi zapytań ofertowych
    → art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes)

  4. Marketingu usług (newsletter, informacje o szkoleniach)
    → art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)

  5. Realizacji projektów dofinansowanych (BUR, KFS, EFS)
    → art. 6 ust. 1 lit. c oraz b RODO

§5. Zasady przetwarzania danych

Administrator zapewnia, że dane są:

  1. Przetwarzane zgodnie z prawem i przejrzyście.

  2. Zbierane w konkretnych i uzasadnionych celach.

  3. Ograniczone do niezbędnego zakresu.

  4. Aktualne i prawidłowe.

  5. Przechowywane przez okres nie dłuższy niż to konieczne.

  6. Chronione przed nieuprawnionym dostępem.

§6. Środki bezpieczeństwa

W Talentsfera stosuje się następujące środki ochrony danych:

Środki organizacyjne:

  • dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione,

  • nadawanie i ewidencja upoważnień,

  • szkolenie współpracowników z zakresu RODO,

  • stosowanie umów powierzenia przetwarzania danych.

Środki techniczne:

  • zabezpieczone hasłami komputery,

  • dwuetapowe logowanie do systemów,

  • szyfrowanie poczty i dysków (jeśli stosowane),

  • aktualne oprogramowanie antywirusowe,

  • kopie zapasowe.

§7. Powierzenie przetwarzania danych

Administrator może powierzyć przetwarzanie danych podmiotom takim jak:

  • biuro księgowe,

  • dostawca hostingu,

  • operator newslettera,

  • platformy szkoleniowe (np. Teams),

  • systemy CRM.

Z każdym podmiotem zawierana jest umowa powierzenia przetwarzania danych.

§8. Okres przechowywania danych

Dane przechowywane są:

  • przez czas trwania umowy + okres przedawnienia roszczeń,

  • zgodnie z przepisami podatkowymi (minimum 5 lat),

  • zgodnie z wymogami projektów dofinansowanych,

  • do momentu wycofania zgody (w przypadku marketingu).

§9. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

  • dostępu do danych,

  • sprostowania,

  • usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”),

  • ograniczenia przetwarzania,

  • przenoszenia danych,

  • sprzeciwu wobec przetwarzania,

  • cofnięcia zgody,

  • wniesienia skargi do Prezesa UODO.

§10. Procedura zgłaszania naruszeń

  1. Każde podejrzenie naruszenia danych należy niezwłocznie zgłosić Administratorowi.

  2. Administrator dokonuje analizy ryzyka.

  3. W przypadku wysokiego ryzyka naruszenie zgłaszane jest do UODO w terminie 72 godzin.

  4. Dokumentowane są wszystkie incydenty.

§11. Postanowienia końcowe

Procedura obowiązuje od dnia jej zatwierdzenia.
Podlega okresowej aktualizacji – minimum raz w roku lub w przypadku zmian prawnych.