Lean w HR – jak zacząć?

Zasady Lean (lub Lean Manufacturing, Lean Enterprise, itp.) koncentrują się na budowaniu kultury, w której każdy jest nieustannie skoncentrowany na eliminowaniu marnotrawstwa w swoim środowisku. Innymi słowy, dostarczanie produktów lub usług poprzez usprawnione procesy, które minimalizują działania niewnoszące wartości dodanej i efektywnie wykorzystują możliwości ludzi. Zasady te wcześniej znajdowały swoje miejsce wśród pracowników, procesów i sprzętu w fabryce. Jednak ostatnio te same zasady są częścią rozmów prowadzonych w środowiskach biurowych i usługowych – nawet w HR.

Być może sam bierzesz udział w tych rozmowach o Lean. Być może twoja organizacja rozpoczęła podróż w kierunku Lean w innych obszarach (np. operacyjnym), a teraz chce kontynuować rozwój kultury Lean poprzez włączenie do niej funkcji administracyjnych lub usługowych, takich jak HR. Bardzo łatwo jest pogubić się w terminologii Lean i całkowicie przeoczyć jej prawdziwe intencje. Łatwo jest też sfrustrować się tym, jak zastosować zasady Lean do takiej funkcji, jak HR, kiedy skupiasz się na technicznych terminach, które wciąż mogą wydawać się bardziej “fabryczne”. Jedną z sugestii jest skupienie się mniej na terminach technicznych, a bardziej na efekcie końcowym – usunięciu czynności roboczych, które nie przynoszą wartości dodanej, czyli marnotrawstwa.

Jak zatem wygląda marnotrawstwo w HR? Praktycy Lean zgodziliby się, że zbędne elementy, dodatkowe etapy przetwarzania, wiele poziomów zatwierdzania oraz niewłaściwe dopasowanie talentów i umiejętności ludzkich to marnotrawstwo.

Weźmy jako przykład funkcję rekrutacji i zatrudniania pracowników. Jaki jest czas cyklu pomiędzy ogłoszeniem pracy, rekrutacją, selekcją i wreszcie zatrudnieniem pracownika, który wnosi wartość dodaną do organizacji? Proces ten zazwyczaj zawiera niepotrzebne zawiłości, nadmiarowość i dodatkowe kroki, które nie przynoszą wartości dodanej. Na przykład, jaka dokumentacja jest wymagana, by wypełnić zgłoszenie zapotrzebowania na pracę? Ile zatwierdzeń jest potrzebnych, zanim praca zostanie opublikowana? Czy menedżerowie wybierają kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną za pośrednictwem poczty elektronicznej? Czy kandydaci pokrywają koszty podróży, które wymagają zwrotu? Czy materiały dla nowo zatrudnionych są zbierane ręcznie czy elektronicznie? Zazwyczaj te obszary są pierwszymi miejscami, w których można zidentyfikować marnotrawstwo w procesie HR.

Innym znaczącym przykładem marnotrawstwa jest nieodpowiednie wykorzystanie ludzkiego talentu lub umiejętności pracowników. W kulturze Lean procesy i czynności robocze są dopasowane do pracowników tak, by nie marnować talentów i umiejętności. Zastosujmy to do naszego przykładu z rekrutacją i zatrudnianiem pracowników. Czy twoi specjaliści (rekruterzy, kierownicy ds. talentów itp.) spędzają czas na wykonywaniu takich zadań, jak wypełnianie ofert pracy, planowanie i przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych oraz przetwarzanie zwrotów kosztów poniesionych przez kandydatów? Zadania te są często wykonywane przez pracowników, którzy wnieśliby większą wartość do organizacji, poświęcając swój czas na takie działania, jak planowanie zasobów ludzkich i identyfikowanie wysokiej jakości pracowników, co pozwoliłoby im ograniczyć inny rodzaj marnotrawstwa – rotację pracowników.

Model świadczenia wspólnych usług HR ma na celu wyeliminowanie tych form marnotrawstwa poprzez takie wiodące praktyki, jak: centralizacja procesów w celu wyeliminowania powielania wysiłków, dostosowanie umiejętności do działań o większej wartości dodanej, wykorzystanie narzędzi biznesowych i technologii w celu poprawy jakości usług oraz nacisk na ciągłe doskonalenie. Ostatecznym celem przedsiębiorstwa Lean jest stworzenie kultury, która nieustannie pracuje nad eliminacją marnotrawstwa w procesach, dostarczaniem wysokiej jakości produktów i usług oraz efektywnym dopasowaniem umiejętności do pracy. Najlepsze w swojej klasie modele świadczenia usług HR mają te same cele. Nie chodzi o terminy, których używasz, by zdefiniować swoją podróż (np. marnotrawstwo, Lean, brak wartości dodanej). Chodzi o ostateczny cel.